06 医学医療系学会会議運営サービス

長年にわたる医学医療系分野における学会取扱いの経験、近畿日本ツーリストグループの会議運営に関するノウハウと仕入・交渉力をフルに活用し、経験豊かな会議コーディネーターのもと、各専任担当者が最新の技術と優れた企画力を持って、会議の成功に向けてベストを尽くします。

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STEP01 立案
開催計画の立案において、総合的見地からアドバイスを行います

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学会
企画立案
各種レセプション、テクニカルツアー、レディースプログラム、ソーシャルプログラム
会場選定と
ご提案
目的・参加者数に応じた最適な会場のご提案と会場使用計画
予算案策定
概算経費の見積り、収支予測・課題・リスクヘッジ・募金計画
広報活動
資料作成、プロモーション計画

STEP02 準備
開催にあたっての準備をお手伝いします

事務局
代行業務
委員会補佐、会計業務、一般事務、連絡折衝
登録業務
参加者・演題登録受付と管理、確認書の発送
渉外
行政や関連団体への申請・届出の代行
収支予算
管理
収支予算の見直し・報告
募金活動
募金趣意書作成、募金依頼先調査・折衝、助成金申請代行
広報
効果的な広報計画のご提案
(新聞・雑誌への記事掲載等PR業務支援)
VIP/
海外招聘者
来賓者に合わせた基本対応計画の策定
招聘者との連絡、交通・宿泊手配、税務署への届け出
スポンサー
対応
スポンサーとの連絡・調整業務代行
スケジュール
管理
準備スケジュールの作成と管理
翻訳・制作
印刷業務
案内書、プログラム、抄録集、論文集、ポスター、WEB制作等

STEP03 学会当日
学会当日の運営業務、参加者へのフォローもお任せください

式典関連
会長招宴、開会式、閉会式等の企画・提案と当日運営
展示会
出展者募集、フロアプラン、出展者との連絡調整、展示事務局、施工、当日運営
映像・
音響・照明
会議・イベントに関する機材調達とセッティング、同通システム手配等
宿泊・
交通手配
招待者・参加者の交通・宿泊手配と総合的な管理
記録
VTR、録音、写真
運営スタッフ
管理
当日の運営にかかわるスタッフ派遣と管理
通訳手配
同時通訳・逐次通訳・ボランティア通訳の審査手配
リスク
マネジメント
開催期間中に想定されうる事故・テロ・火災等への対策
   
運営
マニュアル
当日運営マニュアル等作成

STEP04 精算
開催後の面倒な会計処理など、事後処理もお受けします

会計・
税務処理
公認会計士・税理士によるコンサルティングのもと会計・税務処理を支援
礼状
作成・発送
報告書
各種報告書作成サポート