長年にわたる医学医療系分野における学会取扱いの経験、近畿日本ツーリストグループの会議運営に関するノウハウと仕入・交渉力をフルに活用し、経験豊かな会議コーディネーターのもと、各専任担当者が最新の技術と優れた企画力を持って、会議の成功に向けてベストを尽くします。
06 医学医療系学会会議運営サービス
STEP01 立案
開催計画の立案において、総合的見地からアドバイスを行います
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学会企画立案 |
各種レセプション、テクニカルツアー、レディースプログラム、ソーシャルプログラム |
会場選定とご提案 |
目的・参加者数に応じた最適な会場のご提案と会場使用計画 |
予算案策定 |
概算経費の見積り、収支予測・課題・リスクヘッジ・募金計画 |
広報活動 |
資料作成、プロモーション計画 |
STEP02 準備
開催にあたっての準備をお手伝いします
事務局代行業務 |
委員会補佐、会計業務、一般事務、連絡折衝 |
渉外 |
行政や関連団体への申請・届出の代行 |
募金活動 |
募金趣意書作成、募金依頼先調査・折衝、助成金申請代行 |
VIP/海外招聘者 |
来賓者に合わせた基本対応計画の策定 招聘者との連絡、交通・宿泊手配、税務署への届け出 |
スケジュール管理 |
準備スケジュールの作成と管理 |
登録業務 |
参加者・演題登録受付と管理、確認書の発送 |
収支予算管理 |
収支予算の見直し・報告 |
広報 |
効果的な広報計画のご提案 (新聞・雑誌への記事掲載等PR業務支援) |
スポンサー対応 |
スポンサーとの連絡・調整業務代行 |
翻訳・制作・印刷業務 |
案内書、プログラム、抄録集、論文集、ポスター、WEB制作等 |
STEP03 学会当日
学会当日の運営業務、参加者へのフォローもお任せください
式典関連 |
会長招宴、開会式、閉会式等の企画・提案と当日運営 |
映像・音響・照明 |
会議・イベントに関する機材調達とセッティング、同通システム手配等 |
記録 |
VTR、録音、写真 |
通訳手配 |
同時通訳・逐次通訳・ボランティア通訳の審査手配 |
展示会 |
出展者募集、フロアプラン、出展者との連絡調整、展示事務局、施工、当日運営 |
宿泊・交通手配 |
招待者・参加者の交通・宿泊手配と総合的な管理 |
運営スタッフ管理 |
当日の運営にかかわるスタッフ派遣と管理 |
リスクマネジメント |
開催期間中に想定されうる事故・テロ・火災等への対策 |
運営マニュアル |
当日運営マニュアル等作成 |
STEP04 精算
開催後の面倒な会計処理など、事後処理もお受けします
会計・税務処理 |
公認会計士・税理士によるコンサルティングのもと会計・税務処理を支援 |
報告書 |
各種報告書作成サポート |
礼状 |
作成・発送 |